Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales
En la Universidad Católica de Temuco (UC Temuco), reconocemos la importancia fundamental de la información en la era digital y el impacto de los avances tecnológicos. Por ello, hemos establecido una Política Institucional de Gobierno de Datos, alineada con nuestro eje estratégico de “Transformación digital y desarrollo tecnológico” hacia el 2030. Consideramos nuestros datos como activos estratégicos para la gestión y el desarrollo institucional, y la gobernanza de estos como un pilar para la mejora continua y el aseguramiento de la calidad.
Esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales y busca promover una cultura basada en datos, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento de la normativa legal vigente en cuanto a la protección de datos personales y su uso ético.
1. Marco Legal y Normativo
La UC Temuco opera bajo la Ley 19.628 sobre Protección de la Vida Privada. Estamos atentos a un proyecto de ley nacional que busca adecuar nuestra normativa a estándares internacionales (Unión Europea, OCDE), lo que implicará mayores exigencias en el tratamiento de datos. Además, nuestra gestión de la información se rige por la Ley 21.091 y las modificaciones a la Ley 20.129, relacionadas con el Sistema Nacional de Aseguramiento de la Calidad y la Superintendencia de Educación Superior.
2. Alcance de la Política
Esta política se aplica a la totalidad de estamentos y unidades académicas y administrativas de la universidad. Para econtinua.uct.cl, esto significa que rige para todos los datos recopilados, procesados, almacenados y distribuidos a través de esta plataforma, entendiendo que estos datos son patrimonio de la universidad y fundamentales para la información institucional. Se pone especial énfasis en aquellas personas que participan en la gestión de la información que implica la creación, lectura, actualización y eliminación de datos institucionales, sin importar dónde residan los datos.
3. Propósitos y Objetivos Centrales
Nuestros propósitos al tratar los datos personales y sensibles a través de econtinua.uct.cl incluyen:
• Fomentar una cultura basada en datos que promueva su uso como activos estratégicos para respaldar la evaluación y la toma de decisiones, impulsando así el logro de las metas institucionales.
• Lograr un uso eficiente y eficaz de los datos institucionales.
• Cumplir con las exigencias de reportes y rendiciones de cuentas internas y externas, asegurando la calidad de los datos.
• Garantizar el cumplimiento normativo legal vigente respecto a la protección de datos personales y su uso ético, previniendo sanciones y la afectación de los derechos de los titulares.
• Asegurar la mejora permanente de la calidad, privacidad, uso, acceso e integridad de los datos institucionales.
• Agregar valor a la información utilizada por los estamentos académico, administrativo y estudiantil, y fortalecer su confianza en la gestión de la información institucional.
4. Definición de Datos Sensibles y su Tratamiento
Para la UC Temuco, los datos sensibles son aquellos cuya información debe ser estrictamente controlada. Incluyen:
• Cualquier dato que contenga individualización (RUT y/o nombres) de los/las estudiantes de la UC Temuco.
• Información personal de académicos y administrativos de la UC Temuco que no sea necesaria para el desempeño de un cargo específico.
El tratamiento de estos datos sensibles se rige por los siguientes lineamientos:
• Solo se tratarán datos personales sensibles cuando la ley lo permita o cuando el titular otorgue su consentimiento libre e informado, previo y para un tratamiento específico.
• El acceso a datos personales por parte del personal de la UC Temuco se limita a cuando exista una finalidad legítima asociada al cargo, y los datos no podrán ser usados para fines distintos a los informados al usuario.
• Nos aseguraremos de que los datos sean completos y actualizados, y tomaremos medidas para rectificar o eliminar información inexacta.
El incumplimiento de estos lineamientos será considerado una falta grave a la política de gobierno de datos y podrá ser sancionado con medidas disciplinarias o acciones legales, incluyendo la denegación de acceso a la información institucional.
5. Acceso y Clasificación de Datos
Buscamos asegurar que el personal tenga un acceso adecuado a la información institucional, sin que los procedimientos de seguridad obstaculicen el funcionamiento eficaz de la universidad. Para ello:
• No se usarán herramientas de extracción y manipulación de datos que no estén definidas por la UC Temuco.
• Los datos se clasifican para el acceso:
◦ Datos confidenciales: Aquellos cuya divulgación pública podría tener efectos adversos para la universidad (reputación, operación, recursos, servicios).
◦ Datos restringidos: Aquellos considerados sensibles y cualquier dato que requiera autorización de una autoridad para ser divulgado.
◦ Datos públicos: Aquellos que pueden compartirse con la comunidad sin riesgos.
• Los datos de máxima confidencialidad no podrán ser extraídos directamente, sino que deberán canalizarse por las vías definidas en la reglamentación correspondiente.
6. Uso de Datos
Garantizamos que los datos no sean objeto de mal uso o abuso, y que se utilicen de manera ética, conforme a la ley aplicable y respetando la privacidad individual.
• Todo el personal de la UC Temuco podrá usar los datos mientras sea necesario para sus funciones, siempre que:
◦ La información institucional o de personas no se use en actividades no relacionadas con la institución.
◦ No se use la información para el desprestigio intencionado de la institución, unidades o personas.
• El uso de datos se clasifica en cuatro categorías para el perfilamiento de usuarios:
◦ Creación o actualización: Intervención que modifica datos en sistemas de información.
◦ Lectura para gestión: Uso de datos sin cambios, para reportar estados o generar informes.
◦ Lectura para análisis: Uso de datos fuente para generar nueva información.
◦ Difusión externa: Información para reportes a órganos regulatorios, entidades externas o miembros de la sociedad civil.
• El personal debe contar con perfiles, autorizaciones y competencias adecuadas para una correcta administración del uso de los datos.
7. Calidad e Integridad de Datos
La UC Temuco se compromete a asegurar que los datos institucionales, incluidos los de econtinua.uct.cl, tengan una alta calidad e integridad.
• La calidad de los datos se mide por su:
◦ Exactitud: Los sistemas de ingreso y mantenimiento de datos deben prevenir errores.
◦ Completitud: Se realizarán esfuerzos para que la información sea lo más completa posible.
◦ Disponibilidad: Los datos deben ser accesibles de manera oportuna y transparente para usuarios autorizados.
◦ Consistencia: Aplicación transversal de criterios para mantener uniformidad en los resultados de informes.
• La integridad de los datos se refiere a su validez, fiabilidad y exactitud. Para lograrla, se requiere una comprensión clara de los procesos subyacentes y la constante revisión de definiciones.
◦ Se determinarán las fuentes más confiables para la información institucional y se velará por la correcta captura de datos.
◦ Se socializarán las reglas y condiciones que puedan afectar la interpretación y el ingreso correcto de los datos.
◦ La documentación asociada a los activos de información se mantendrá en un repositorio institucional.
◦ Se debe asegurar la mantención de una única fuente válida para cada elemento de datos.
8. Formación en Uso de Datos
La UC Temuco proporcionará a su personal que interactúa con datos, plataformas y/o sistemas de información, así como a quienes toman decisiones, las competencias necesarias para el desarrollo de sus funciones en relación al uso y manejo de datos, manteniendo actualizadas las competencias y detectando necesidades de capacitación.
9. Estructura de Gobierno de Datos y Responsabilidades
El Gobierno de Datos en la UC Temuco se organiza en tres niveles (estratégico, táctico y operativo), representados por las siguientes orgánicas:
• Consejo de Gobierno de Datos: Órgano estratégico (Comité de Rectoría) que toma decisiones sobre aspectos estratégicos, prioriza proyectos, asigna recursos y decide sobre la incorporación de activos de información.
• Dirección de Gobierno de Datos y Comité de Gobierno de Datos: Instancias tácticas que coordinan, escalan y resguardan las políticas y procedimientos. La Dirección es el principal ejecutor, mientras el Comité (compuesto por Director/a, Custodios de datos, representantes de Informática y Análisis Institucional, e invitados) releva problemas, evalúa la calidad y propone nuevos activos.
• Mesas de Trabajo: Instancias operativas temporales que materializan los lineamientos, generan requerimientos y escalan situaciones específicas.
• Custodio de Datos: Funcionarios responsables de definir, formalizar, comunicar y velar por el cumplimiento de reglas y controles de calidad de los activos de información a su cargo.
Para cualquier consulta relacionada con esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, se invita a contactar a las instancias de Gobierno de Datos de la Universidad Católica de Temuco.
